Privacyverklaring voor medewerkers, vrijwilligers en sollicitanten van De Waalboog Raad van Bestuur, 24 april 2019 (Vorige versie: 17 juli 2018)
Inleiding
De Waalboog wil aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldoen. Ook vinden wij het belangrijk om jou als sollicitant, medewerker of vrijwilliger informatie te geven over:
- de persoonsgegevens die wij van jou verwerken en de manier waarop wij dat doen;
- de gegevens die wij aan anderen binnen of buiten Europa geven;
- hoe lang wij jouw gegevens bewaren en hoe wij deze gegevens beveiligen.
Met deze privacyverklaring willen we je informeren over jouw rechten. Ook willen wij je laten weten bij wie je terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten. Wij vragen je deze informatie goed door te lezen.
Wat zijn persoonsgegevens?
Een persoonsgegeven is informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor jou betekent dit dat die informatie direct over jou gaat of deze informatie naar jou te herleiden is. Dit kan bijvoorbeeld over jouw naam, geboortedatum en adres gaan, maar ook jouw personeelsnummer, zakelijke e-mailadres of zakelijke telefoonnummer is een persoonsgegeven.
Het verwerken van persoonsgegevens gaat om alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met jouw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Dit is dus een heel ruim begrip. Handelingen die er in ieder geval onder vallen, zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
Gronden waarop wij jouw gegevens mogen verwerken
Wij verwerken jouw gegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd:
- de gegevens zijn nodig om te kunnen beslissen of wij een arbeidsovereenkomst met jou willen aan gaan;
- de gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de arbeidsovereenkomst;
- de gegevens zijn voor ons nodig om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld aan het correct afdragen van belastingen en premies of de identificatieplicht);
- de gegevens zijn nodig omdat wij daar als organisatie een gerechtvaardigd belang bij hebben (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren) of;
- een situatie van levensbelang (bijvoorbeeld in een noodsituatie, zoals bij een ongeval of bij een aandoening waarbij er voor jou acute zorg nodig is). In dat geval is het voor ons nodig om jouw persoonsgegevens te hebben om bijvoorbeeld medicijnen toe te dienen (denk aan gezondheidsinformatie bij een ernstige allergie, epilepsie of suikerziekte), hulp te kunnen regelen of anderen te kunnen informeren (zoals jouw familieleden); wij hebben jouw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen.
Verplichting om gegevens te geven
Je bent verplicht ons de gevraagde gegevens te geven als het voor ons nodig is die gegevens te verwerken om bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst aan te gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt ook denken aan gegevens die nodig zijn om jou aan te kunnen melden voor een pensioenregeling, collectieve verzekering of leaseregeling. Je kunt in die gevallen niet weigeren om de gegevens te geven. Doe je dat wel, dan kan dat betekenen dat wij jou niet in dienst nemen of je geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen.
De gegevens die wij van jou verwerken
Wij verwerken alleen de volgende gegevens:
Sollicitanten
- jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te kunnen communiceren, zoals jouw e-mailadres;
- gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van de ouders, voogden of verzorgers van jou als je minderjarig bent;
- gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
- gegevens over de functie waarnaar je solliciteert;
- gegevens over de aard en inhoud van jouw huidige baan en gegevens over de beëindiging van die huidige baan;
- gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die je hebt gehad en over de beëindiging van die banen;
- andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn gegeven of die jou bekend zijn;
- andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:
- de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
- de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
- de uitvoering of toepassing van een wet.
Medewerkers
Wij verwerken in de personeelsadministratie alleen de volgende gegevens van jou:
- jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te communiceren, zoals jouw e-mail adres;
- jouw BSN-nummer;
- jouw bankrekeningnummer;
- een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder de eerste bullet;
- jouw nationaliteit en geboorteplaats;
- gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van jouw ouders, voogden of verzorgers als je minderjarig bent;
- gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
- gegevens over jouw functie of jouw voormalige functie en gegevens over de aard, de inhoud en de beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst;
- gegevens met het oog op de administratie van jouw aanwezigheid op de plaats waar je werkt;
- aanvraag voor het uitlezen van de slotgegevens, vastgelegd in een logboek bij facilitaire zaken;
- gegevens met het oog op de administratie van jouw afwezigheid door verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
- gegevens die in jouw belang worden opgenomen voor jouw arbeidsomstandigheden;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor een overeengekomen arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens over jouw (eerdere) gezinsleden;
- gegevens voor (het organiseren van) de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij jou bekend zijn;
- gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:
- het geven van leiding aan jouw werk;
- de behandeling van personeelszaken;
- het vaststellen en (laten) uitbetalen van jouw salaris;
- het regelen van aanspraken op uitkeringen door beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst;
- jouw opleiding;
- de bedrijfsmedische zorg die voor jou van toepassing is;
- het bedrijfsmaatschappelijk werk;
- de verkiezing van de leden van een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging;
- de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
- de uitvoering van een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde;
- het opstellen van een lijst van data van verjaardagen van medewerkers, jubilea en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
- het verlenen van ontslag;
- de administratie van de personeelsvereniging en van de vereniging van oudpersoneelsleden;
- het innen van vorderingen. Hieronder wordt ook verstaan het uit handen geven van een vordering aan bijvoorbeeld een incassobureau of een deurwaarder;
- het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van een accountantscontrole;
- jouw overgang naar of tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep van bedrijven waarmee wij zijn verbonden;
- de uitvoering of toepassing van een andere wet.
Wij verwerken in de salarisadministratie alleen de volgende gegevens van jou:
- jouw naam, voornamen, voorletters, een eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, en jouw bankrekeningnummer;
- een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan die bedoeld is bij de vorige bullet;
- jouw nationaliteit en geboorteplaats;
- gegevens als bedoeld onder de eerste bullet, van jouw ouders, voogden of verzorgers als je minderjarig bent;
- gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of voor jou;
- gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van je belasting en premies;
- gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens die betrekking hebben op jouw (eerdere) gezinsleden;
- gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor een of meerdere van onderstaande doelen:
- het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of voor jou; berekenen, vastleggen en betalen van je belasting en premies;
- een voor jouw geldende arbeidsvoorwaarde;
- de personeelsadministratie;
- het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met het einde van jouw arbeidsovereenkomst;
- de overgang van jou naar of jouw tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep van bedrijven waarmee wij in een groep zijn verbonden;
- het verlenen van ontslag;
- het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
- het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
- de uitvoering of toepassing van een andere wet.
Vrijwilligers
Wij verwerken in de vrijwilligersadministratie alleen de volgende gegevens van jou:
- jouw naam, voornaam, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te communiceren, zoals jouw e-mail adres;
- jouw bankrekeningnummer indien er reiskosten worden gedeclareerd;
- een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder de eerste bullet;
- gegevens als bedoeld onder de eerste bullet, van jouw ouders, voogden of verzorgers als je minderjarig bent;
- gegevens met het oog op de administratie van jouw aanwezigheid op de plaats waar je je werkzaamheden doet;
- gegevens met het oog op de administratie van jouw afwezigheid;
- gegevens die in jouw belang worden opgenomen met het oog op jouw arbeidsomstandigheden;
- gegevens over hobby’s;
- gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:
- het geven van leiding aan jouw werkzaamheden;
- de behandeling van personeelszaken;
- het vaststellen en (laten) uitbetalen van (onkosten)vergoedingen;
- de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
- het opstellen van een lijst van data van verjaardagen, jubilea en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
- de uitvoering of toepassing van een andere wet.
Doorgeven van jouw persoonsgegevens
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in principe alleen voor onszelf (de eigen bedrijfsvoering) in het kader van het sollicitatietraject en de (uitvoering van) de arbeidsovereenkomst of vrijwilligersovereenkomst. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doelen waarvoor wij deze gegevens hebben verkregen. Het kan in sommige gevallen nodig zijn om jouw gegevens door te geven aan anderen, zoals aan een partij die namens ons gegevens verwerkt. Een paar voorbeelden:
- salarisverwerking: gegevens worden aan onze salarisverwerker doorgegeven;
- ziekte en re-integratie: gegevens worden doorgegeven aan de bedrijfsarts en/of UWV;
- een loonbeslag: gegevens worden doorgegeven aan de deurwaarder.
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (de zogeheten verwerkers), sluiten wij (voor zover dit nodig is) verwerkingsovereenkomsten. Dit doen we zodat wanneer wij gegevens aan hen doorgeven, onder meer goed is vastgelegd dat zij deze gegevens ook goed beveiligen en zij tijdig melding bij ons moeten doen bij een (vermoeden van een) datalek.
Bewaren van jouw persoonsgegevens
Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn, houden wij ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).
Beveiligen van jouw persoonsgegevens
De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Wij stellen dit ook periodiek bij wanneer dit nodig is.
Jouw rechten
Je hebt op grond van de AVG het recht om ons te vragen om:
- inzage in jouw gegevens, zoals jouw personeelsdossier (met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevenden en anderen);een kopie van jouw gegevens (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevende(n) of anderen binnen onze organisatie); informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens (hiervoor is ook deze privacyverklaring bedoeld, maar misschien heb je nog vragen die hiermee niet beantwoord worden);
- informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt (let wel: je kunt niet een functionerings- of beoordelingsverslag laten corrigeren als je het daarmee oneens bent. Je kunt dan wel een verklaring opstellen die je aan jouw personeelsdossier kunt laten toevoegen);
- onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt;
- in bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen (let wel: wij hoeven dit niet te doen wanneer wij bij het (langer) bewaren van jouw gegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig is voor uitvoering van jouw arbeidsovereenkomst of om te voldoen aan een wettelijke plicht of op basis van een andere in de wet genoemde reden;
- in bepaalde gevallen om de gegevens die wij van jou verwerken te laten ‘beperken'(let wel: wij streven er naar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie));
- in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens;
- als je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van jouw gegevens (zoals voor het gebruik van jouw foto op onze website), die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;
- als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van Youforce) en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens digitaal worden verwerkt: om jouw gegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze gegevens op die manier aan een andere partij over te laten dragen; een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. We stellen het in dit geval wel op prijs als je eerst contact met ons opneemt om te kijken of we jouw klacht kunnen oplossen.
Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je contact opnemen met de contactpersoon die in deze privacyverklaring genoemd worden. Als wij goede redenen hebben om jouw verzoek te weigeren, zullen wij toelichten waarom dit zo is.
Contactpersoon
Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met onze Functionaris gegevensbescherming (fg) via fg@waalboog.nl
Datum en aanpassing van de privacyverklaring
Wij mogen deze privacyverklaring aanpassen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij je daarvan op de hoogte brengen. Deze privacyverklaring is van 17 juli 2018.
Bijlage 1 Specifieke bewaartermijnen
Om een goede administratie bij te kunnen houden, moet een organisatie bepaalde persoonsgegevens een tijd bewaren. Maar organisaties mogen die gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt. Wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten waar organisaties zich aan moeten houden. Bijvoorbeeld op grond van belastingwetgeving.
Gegevens medewerkers
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst de werkgever verplicht om die gegevens een bepaalde periode te bewaren. Voorbeelden hiervan zijn je loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs. Deze moet de werkgever vijf jaar bewaren nadat je uit dienst bent. Voor andere gegevens uit je personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens is de richtlijn: een bewaartermijn van twee jaar nadat je uit dienst bent.
Gegevens sollicitanten
Het is gebruikelijk dat een organisatie je sollicitatiegegevens verwijdert uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wel kun je toestemming geven om je gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er mogelijk op een later tijdstip een passende functie voor je komt. Een termijn van maximaal een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.
